6) CONTROLLI

L'aggiudicatario del servizio di ristorazione scolastica dovrà sottostare ai controlli che verranno definiti in un disciplinare di controllo, processo e prodotto del servizio di refezione scolastica del Comune di Bologna, fornito dall'Amministrazione Comunale.

Il disciplinare definisce i principi e specifica i requisiti del servizio di controllo che il Comune di Bologna effettua sul servizio di refezione scolastica.

L’esecuzione dei controlli avviene direttamente sui punti strategici riportati sul capitolato di gara e attraverso verifiche presso il fornitore aggiudicatario del servizio.

L'Amministrazione Comunale, in quanto committente del servizio, vigila sulla corretta esecuzione di quanto previsto dal contratto.

Il servizio di controllo viene erogato dall'Amministrazione Comunale attraverso personale interno e/o personale esterno appositamente addestrato.

L'Amministrazione Comunale, titolare delle attività di controllo, pianifica e coordina tali attività, interfacciandosi a monte con il fornitore di servizio oggetto di gara e a valle con il cittadino fruitore del servizio.

Il sistema dei controlli, che ha a oggetto l’intero processo della refezione scolastica, si articola in diversi livelli.

Controlli interni: sono i controlli interni al processo e si sviluppano attraverso le procedure di certificazione della qualità, che, attraverso modalità di autocontrollo, garantiscono la sicurezza igienica del prodotto fornito, comprese anche analisi microbiologiche sia sulle derrate e sui pasti prodotti che sulle superfici di lavorazione e sulle attrezzature. Tali controlli sono in capo al gestore del servizio. Il soggetto gestore deve garantire che le derrate alimentari crude, i semilavorati, i piatti pronti e le superficie di lavorazione/attrezzature abbiano valori di carica microbica non superiori ai limiti stabiliti nel capitolato stesso; a tal fine deve provvedere ad effettuare a propria cura e spese per l’intera durata del contratto analisi microbiologiche e/o chimiche sulle materie prime, sui pasti pronti e su superfici di lavorazione e attrezzature. Deve a tal fine, predisporre annualmente un piano di analisi. Il piano di analisi e i certificati riportanti gli esiti delle analisi effettuate dovranno essere forniti al Comune di Bologna.

Controlli esterni del Comune: il Comune di Bologna attraverso i propri tecnici e le strutture competenti, eseguirà il controllo ed il monitoraggio sulle attività svolte dalla soggetto gestore in tutte le sue fasi. E’ facoltà del Comune effettuare, in qualsiasi momento, senza preavviso e con le modalità che riterrà più opportune, i suddetti controlli presso il Responsabile della Qualità, i Centri produzione pasti e i refettori, al fine di verificare la corretta esecuzione del servizio e il rispetto delle prescrizioni previste nel capitolato, nonché per rispondere e/o per controdedurre a specifiche richieste dell’utenza. Potrà effettuare, inoltre, prelievi di campioni da sottoporre ad analisi di laboratorio.

I controlli devono essere effettuati senza ostacolare il regolare svolgimento del servizio.

Il controllo potrà dar luogo alla richiesta di azioni correttive che dovranno essere tassativamente recepite dal soggetto gestore che proporrà le soluzioni atte a rimuoverne le cause.

Il personale incaricato dal Comune effettuerà controlli secondo la metodologia che riterrà più idonea. I controlli potranno essere di diverse tipologie:

• controlli documentali (controlli su registrazioni, reportistica del sistema gestione qualità ecc…);

• controlli analitici consistenti nel prelievo di campioni;

• controlli sulle grammature fornite. Tali controlli potranno essere effettuati sia a vista, sia con apposita strumentazione, sia con esame di documentazione al fine di verificare il rispetto di quanto previsto nelle tabelle dietetiche;

• controlli a vista consistenti in verifiche e ispezioni da svolgersi all’interno di tutte le strutture sia di produzione sia di distribuzione.

Controlli esterni dell’AUSL: l'Ausl svolge controlli sul servizio di refezione, che rientrano nel suo ruolo istituzionale, in piena autonomia, quale autorità competente al controllo ufficiale ai sensi della normativa vigente in tema di sicurezza igienica e nutrizionale degli alimenti, che prevede, fra l’altro, specifiche azioni prescrittive e sanzionatorie.

Ruolo delle Commissioni mensa: le commissioni mensa, che contribuiscono, con funzioni consultive, propositive e di verifica, al miglioramento della qualità del servizio di refezione scolastica, concorrono a migliorare l’efficacia del sistema dei controlli secondo le modalità definite nel “Regolamento recante disposizioni per la costituzione e il funzionamento delle commissioni mensa” approvato dal Consiglio comunale e nelle successive modifiche e integrazioni che potranno intervenire in vigenza di contratto.

Obblighi di informazione. Il soggetto gestore ha l’obbligo di mantenere costantemente informato il Comune di Bologna su ogni fatto e circostanza rilevante per la gestione e la regolarità del servizio e porre tempestivamente a disposizione ogni informazione e documentazione richiesta. Deve, inoltre, mettere a disposizione tutta la documentazione e tutte le registrazioni del proprio Sistema di Gestione della Qualità.

Il soggetto gestore deve fornire al Comune, agli altri organismi sanitari e ad altri soggetti, comunque autorizzati dal Comune, tutta la collaborazione necessaria e il libero accesso ai Centri Produzione Pasti, fornendo tutti i chiarimenti del caso.

Di ogni controllo effettuato da parte dei vari soggetti sarà dato conto in un rapporto che sarà reso disponibile on line e presentato in sede di CMC.

Pasto campione. Il soggetto gestore deve prelevare giornalmente almeno 150 gr. o una porzione di tutti i prodotti somministrati per i pasti (pasto convenzionale e principali tipologie pasti dieta) e riporli in sacchetti sterili sui quali sarà indicata la data di confezionamento, la denominazione del prodotto prelevato e conservarli in freezer a temperatura inferiore a -18°C per i sette giorni successivi.

Sanzioni. Il Comune di Bologna, a tutela della qualità e del rispetto delle disposizioni di legge e contrattuali, applicherà delle sanzioni progressive in relazione all’entità della inadempienza.

Gli ambiti di inadempimento sono i seguenti:

• standard relativi alle materie prime, al confezionamento e alla conservazione

• standard quantitativi

• standard relativi ai menu

• standard igienico sanitari

• standard delle attrezzature

• tempi di distribuzione dei pasti

• obblighi di comunicazione e pubblicazione di dati e ogni altra informazione prevista in capitolato

Controllo sull’andamento del contratto. Allo scadere del primo di aggiudicazione si procederà, attraverso il coinvolgimento della Commissione mensa cittadina, alla verifica sull’effettiva e completa applicazione di tutta l’offerta tecnico-economica aggiudicata e più in generale all’andamento del servizio rispetto agli standard definiti. Successivamente al primo anno di avvio, tale monitoraggio avverrà nei mesi di gennaio e giugno, al fine di permettere azioni di miglioramento a breve termine.